Pojęcie niedoborów i nadwyżek może dotyczyć rzeczowych i pieniężnych aktywów jednostek. Niedobory i nadwyżki stanowią równowartość ilościowych różnic inwentaryzacyjnych (inwentaryzacja czyli spis z natury, porównuje stan rzeczywisty ze stanem ewidencyjnym). Niedobory i nadwyżki należy odróżnić od szkód, przez które rozumie się zmniejszenie wartości rzeczowych składników aktywów na skutek pogorszenia ich jakości, spowodowane niewłaściwymi warunkami przechowywania lub transportu, wpływami atmosferycznymi, niewłaściwą troską osób odpowiedzialnych. Niedobory, szkody i nadwyżki klasyfikuje się następująco: niedobory i szkody niezawinione – pozorne, nieudokumentowane zużycie, błędy w pomiarach, dokumentacji. Należą tu tzw. niedobory losowe, spowodowane wypadkami losowymi. Niektóre materiały zmniejszają swoja obecność w sposób naturalny, na skutek swoich właściwości fizyko- chemicznych. Niedobory i szkody zawinione – powstają na skutek przywłaszczenia mienia lub spowodowania szkody przez osoby odpowiedzialne materialnie. Nadwyżki – wynikające z braku udokumentowania przychodu, błędów w pomiarach, dokumentach. Nazywane pozornymi oraz rzeczywiste (przyjmowane do ewidencji). Wyceny niedoborów, szkód i nadwyżek określa się w odpowiedni sposób. Niedobory środków pieniężnych i papierów wartościowych – według wartości ewidencyjnej. Niedobory rzeczowych składników aktywów obrotowych – według ceny ujętej w ewidencji. Szkody – w wysokości różnicy miedzy wartością, jaką składnik posiadał przed powstaniem szkody. Nadwyżki środków pieniężnych – według wartości nominalnej.